Eigener IT-Mitarbeiter vs. externer Dienstleister – ein ehrlicher Vergleich
Diese Frage stellen sich viele Unternehmen ab einer gewissen Größe. Wir beantworten sie ehrlich – auch wenn die Antwort manchmal zugunsten des eigenen Mitarbeiters ausfällt.
IT-Kosten in KMU senken: eigene IT-Abteilung oder externer Dienstleister?
Wer als kleines oder mittleres Unternehmen die IT-Kosten senken möchte, landet fast immer bei derselben Grundsatzfrage: eigene IT-Abteilung aufbauen oder eine externe IT-Abteilung engagieren? Beide Modelle haben ihren Preis – nur wird er unterschiedlich sichtbar. Die folgende Kalkulation zeigt, warum der Vergleich selten so eindeutig ausfällt, wie er auf den ersten Blick wirkt.
Was kostet ein eigener IT-Mitarbeiter wirklich?
Auf dem Papier klingt ein Gehalt von 45.000 € brutto überschaubar. Aber das ist nur ein Teil der Kosten. Rechnet man alle Faktoren ein, sieht das Bild anders aus:
Wichtig: Ein Junior-IT-Admin kann nicht alles. Komplexe Themen wie IT-Sicherheit, Netzwerkplanung oder Cloud-Migration erfordern Spezialistenwissen – das bedeutet entweder teurere Fachkräfte oder externe Unterstützung on top.
Was kostet eine externe IT-Abteilung bzw. ein externer IT-Dienstleister?
Das hängt stark vom Leistungsumfang ab. Für Managed IT Services – also ein umfassendes Rundum-Paket mit Monitoring, Support, Updates und Reaktionszeiten – rechnen Unternehmen mit 5–25 Mitarbeitern typischerweise mit:
- Managed IT (Basis): ab ca. 300–800 € / Monat
- Managed IT (inkl. Security & Backup): ab ca. 800–2.000 € / Monat
- Einzelabruf / Stundenbasis: 90–150 € / Stunde je nach Thema
Das macht bei einem vollständigen Paket ca. 10.000–24.000 € jährlich – deutlich weniger als ein Festangestellter, mit deutlich mehr Breite an Wissen.
Externe IT-Abteilung vs. interner IT-Mitarbeiter: der direkte Vergleich
Die Vorteile einer externen IT-Abteilung zeigen sich am deutlichsten im direkten Vergleich – gerade bei Verfügbarkeit, Fachwissen und Ausfallrisiko:
Wie funktioniert proaktive IT-Betreuung durch eine externe IT-Abteilung?
Der wesentliche Unterschied zwischen einem klassischen IT-Mitarbeiter, der Störungen abarbeitet, und einer externen IT-Abteilung im Managed-IT-Modell liegt in der Grundhaltung: proaktiv statt reaktiv. Konkret bedeutet das:
- Laufendes Monitoring: Server, Firewall und kritische Systeme werden rund um die Uhr überwacht – Probleme werden oft erkannt, bevor Mitarbeiter etwas davon merken.
- Automatisiertes Patch-Management: Sicherheitsupdates werden systematisch und zeitnah eingespielt, statt "wenn mal Zeit ist".
- Feste Reaktionszeiten (SLA): Statt "wir schauen, wann wir Zeit haben" gelten vertraglich vereinbarte, messbare Zeiten für Reaktion und Wiederherstellung.
- Regelmäßige Berichte und Beratung: Eine gute externe IT-Abteilung meldet sich von sich aus, wenn Handlungsbedarf besteht, statt nur auf Anfragen zu reagieren.
Was Managed IT im Detail leistet und was es kostet, erklären wir ausführlich in unserer Managed-IT-Referenz.
Was bedeutet das Ganze für den Mittelstand?
Für IT-Betreuung im Mittelstand gilt: Je größer das Unternehmen, desto eher lohnt sich zumindest ein Hybrid-Modell aus internem Ansprechpartner und externer Spezialistentiefe. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen bis ca. 50 Mitarbeiter bleibt eine vollständig externe IT-Abteilung aber in der Regel die wirtschaftlichere und robustere Lösung.
Die wichtigsten Fragen kurz beantwortet
- Was ist günstiger: eigene IT-Abteilung oder Managed IT Services? Für die meisten KMU bis ca. 50 Mitarbeiter ist eine externe, Managed-IT-betreute Lösung günstiger und planbarer als ein oder mehrere Festangestellte mit vergleichbarer fachlicher Breite.
- IT-Dienstleister oder Festanstellung – was passt zu meinem Unternehmen? Wer Kernkompetenz und Kapazität für eine eigene IT-Abteilung hat, profitiert von Festanstellung. Alle anderen fahren mit einem externen Dienstleister meist besser – schon weil ein Team nie komplett ausfällt.
- Lohnt sich ein externer IT-Dienstleister auch für sehr kleine Unternehmen? Ja, gerade dort ist eine eigene Vollzeitstelle wirtschaftlich kaum zu rechtfertigen, während ein externer Dienstleister flexibel nach Bedarf skaliert.
Unser ehrliches Fazit
Für Unternehmen bis ca. 50 Mitarbeiter in Bayreuth und der Region ist ein externer Managed-IT-Dienstleister in den meisten Fällen die wirtschaftlich und fachlich sinnvollere Wahl. Die Kombination aus Planbarkeit, Teambreite und Reaktionsfähigkeit schlägt den Einzelkämpfer im Büro.
Ab ca. 80–100 Mitarbeitern und/oder sehr speziellen IT-Anforderungen kann ein Hybrid-Modell sinnvoll sein: ein interner IT-Koordinator, der mit einem externen Dienstleister zusammenarbeitet.
Tipp: Viele unserer Kunden hatten vorher einen internen IT-Verantwortlichen „nebenher" – also jemanden, der die IT mitgemacht hat neben seinem eigentlichen Job. Das ist teuer und riskant. Ein klarer Schnitt lohnt sich.
Was ein externer Dienstleister als "Managed IT" konkret leistet, was es kostet und woran man ein gutes Angebot erkennt, erklären wir ausführlich in unserer Managed-IT-Referenz.
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