⚙️ Workflow-Automatisierung für Unternehmen

Automatisierung –
einmal bauen, dauerhaft sparen

Wiederkehrende Aufgaben fressen täglich wertvolle Zeit. Als Automatisierungs-Partner aus Bayreuth und Oberfranken bauen wir mit n8n, Make und Zapier Ihre Workflows – remote und damit deutschlandweit einsetzbar. Einmal gebaut, laufen sie dann zuverlässig im Hintergrund, ohne manuelle Eingriffe, ohne Fehler.

n8n Make Zapier
Wiederkehrende Prozesse einmal automatisieren – dauerhaft nutzen
Verbindung zwischen hunderten Apps und Diensten
Keine Programmierkenntnisse im laufenden Betrieb nötig
DSGVO-konform – auch mit selbst gehosteten Lösungen
Skalierbar: ein Workflow läuft für 10 oder 10.000 Vorgänge
Kostenloses Erstgespräch buchen
🔁
Wiederholt nutzbar
Einmal gebaut, läuft der Workflow für jeden gleichartigen Vorgang automatisch
🔗
Alles verbunden
E-Mail, CRM, Buchhaltung, Kalender, Messenger – alles spricht miteinander
🛡️
DSGVO-sicher
Mit n8n selbst gehostet – alle Daten bleiben auf Ihrem Server
⚡
Sofort aktiv
Workflows laufen rund um die Uhr – auch nachts, am Wochenende, im Urlaub

TYPISCHE ZEITFRESSER

Aufgaben, die täglich Zeit kosten – obwohl sie niemand machen müsste

Diese Abläufe begegnen uns regelmäßig in Betrieben. Alle lassen sich automatisieren.

E-Mails manuell weiterleiten & sortieren

Eingehende Anfragen werden täglich manuell gelesen, kategorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet. Ein Workflow erkennt Inhalt, sortiert automatisch und benachrichtigt die zuständige Person – ohne dass jemand eingreift.

Daten manuell zwischen Systemen übertragen

Neuer Kunde im CRM anlegen, dann nochmal in der Buchhaltung, dann im Projektmanagement. Dieser Dreifachaufwand entfällt – Daten fließen automatisch zwischen allen Systemen.

Terminbestätigungen & Erinnerungen manuell versenden

Jeder neue Termin löst eine Kette manueller Schritte aus: Bestätigung, Erinnerung, Nachbereitung. Mit einem Workflow passiert das alles automatisch – im richtigen Moment, mit dem richtigen Text.

Reports & Auswertungen manuell erstellen

Wöchentliche oder monatliche Berichte werden aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert. Ein Workflow sammelt die Daten automatisch, erstellt den Report und versendet ihn – pünktlich, jeden Montag um 8 Uhr.

Dateien manuell ablegen & umbenennen

Eingehende Rechnungen, Angebote oder Verträge landen im Posteingang und müssen manuell abgelegt werden. Ein Workflow erkennt den Typ, benennt die Datei nach Schema um und legt sie im richtigen Ordner ab.

Benachrichtigungen manuell koordinieren

Wenn ein Auftrag eingeht, müssen mehrere Personen informiert werden – per E-Mail, Slack, Teams oder SMS. Ein Workflow erledigt das in Sekunden, sobald das auslösende Ereignis eintritt.

SO FUNKTIONIERT ES

Vom Prozess zum laufenden Workflow

1
Prozessanalyse

Wir schauen gemeinsam auf Ihre täglichen Abläufe und identifizieren die Aufgaben, die sich wiederholen. Oft finden wir in einem einstündigen Gespräch 3–5 Prozesse, die sich sofort automatisieren lassen.

2
Tool-Auswahl

Je nach Anforderung wählen wir das passende Werkzeug: n8n für datenschutzkritische Prozesse auf eigenem Server, Make für komplexe visuelle Workflows, Zapier für schnelle einfache Verbindungen.

3
Workflow bauen & testen

Wir bauen den Workflow, testen ihn mit realen Daten und optimieren bis er zuverlässig läuft. Sie sehen bei jedem Schritt, was passiert – transparent und nachvollziehbar.

4
Übergabe & Dokumentation

Sie erhalten eine verständliche Dokumentation. Der Workflow läuft ab jetzt automatisch – und wir stehen für Anpassungen bereit, wenn sich Ihre Prozesse verändern.

BEISPIELE

Automatisierungen, die wir für Kunden umgesetzt haben

📋
Kontaktformular → CRM → Willkommens-E-Mail
n8n

Geht ein Formular ein, wird automatisch ein Kontakt im CRM angelegt, der Vertrieb per Slack benachrichtigt und eine personalisierte Willkommens-E-Mail an den Interessenten versendet – alles innerhalb von Sekunden.

🧾
Rechnung eingeht → Ablage → Buchhaltung informieren
Make

Eingehende Rechnungen per E-Mail werden erkannt, automatisch in den richtigen Ordner abgelegt, umbenannt und die Buchhaltung per E-Mail mit einem direkten Link zur Datei informiert.

📅
Termin gebucht → Bestätigung → Erinnerung → Nachbereitung
Zapier

Bucht ein Kunde einen Termin, erhält er sofort eine Bestätigung, 24 Stunden vorher eine Erinnerung und nach dem Termin automatisch eine Nachfass-E-Mail – alles ohne manuellen Aufwand.

📊
Wöchentlicher Report aus mehreren Systemen
n8n

Jeden Montag um 8 Uhr werden Daten aus CRM, Projektmanagement und Buchhaltung zusammengeführt, zu einem Report aufbereitet und automatisch an die Geschäftsführung versendet.

🤖
Workflows mit KI anreichern

Automatisierung wird noch leistungsfähiger, wenn KI ins Spiel kommt – Texte verfassen, Inhalte einordnen, Daten auswerten. Mehr zu KI, Microsoft Copilot & Claude →
🧾
E-Rechnung automatisiert einspielen

Eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen, zuordnen und in Warenwirtschaft oder DATEV einspielen – ohne manuelles Abtippen. Mehr zu E-Rechnung →

PRAXISBEISPIEL: HAUSVERWALTUNG

„Aus einem halben Tag Fleißarbeit wurde ein Klick."

„Die Einladungen zu unseren Eigentümerversammlungen haben wir früher einzeln von Hand getrennt, benannt und als PDF abgelegt – gut ein halber Arbeitstag pro Versammlung. Heute legen wir Vorlage und Daten in SharePoint ab, ein Klick – und 24 fertig benannte Einladungen liegen in 13 Sekunden im richtigen Ordner. Maßgeschneidert auf unsere Abläufe, ohne neue Software zum Lernen. Eine klare Empfehlung."

IMMO NISTRA Verwaltung GmbH
Manuela Schwenk
Geschäftsführerin, IMMO NISTRA Verwaltung GmbH
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FAQ

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Welche Aufgabe kostet Ihr Team täglich unnötig Zeit?

In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihre Abläufe und zeigen konkret, welche Prozesse sich sofort automatisieren lassen – mit n8n, Make oder Zapier.

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